Eine gute Händlerpreisliste zeigt für jeden Artikel Artikelnummer, Bezeichnung, Inhalt, Verpackungseinheit, Händlerpreis netto, empfohlenen Verkaufspreis brutto und GTIN. Dazu gehören ein Gültigkeitsdatum und ein kurzer Block mit Konditionen wie Mindestbestellwert, Versand und Zahlungsziel. Sie muss auf einer Seite lesbar, aktuell und für alle Händler einheitlich sein.
Von Tim Vogel, Gründer LeadB2B · Aktualisiert am 01.11.2026
Wofür brauchen Händler eine Preisliste?
Die Preisliste ist das Arbeitsdokument des Händlers. Er nutzt sie, um zu kalkulieren, zu bestellen und Preise im Laden auszuzeichnen. Sie ist kein Werbeprospekt, sondern ein Werkzeug. Das bedeutet: Übersicht schlägt Gestaltung. Ein Händler will in Sekunden finden, was ein Karton Bärlauch-Pesto kostet, wie viele Gläser darin sind und was er im Laden dafür verlangen sollte.
Die Preisliste ist nicht dasselbe wie ein Angebot. Das Angebot ist eine Empfehlung für einen bestimmten Laden. Die Preisliste zeigt dein gesamtes Händlersortiment für alle. Wie du aus der Preisliste ein überzeugendes Angebot machst, erklärt der Ratgeber B2B-Angebot schreiben.
Welche Spalten gehören in eine Händlerpreisliste?
| Spalte | Inhalt | Warum |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Eindeutige Nummer | Für fehlerfreie Bestellungen |
| Bezeichnung | Produktname und Sorte | Erkennbar ohne Bild |
| Inhalt | Gramm, Milliliter oder Stück | Grundpreis im Laden |
| Verpackungseinheit | Stück pro Karton | Bestellmenge planen |
| Händlerpreis netto | Pro Stück | Kalkulation |
| Preis pro VE netto | Pro Karton | Bestellung |
| UVP brutto | Empfohlener Ladenpreis | Spanne erkennen |
| GTIN | Strichcode-Nummer | Kassensystem |
| MHD bei Lieferung | Mindestrestlaufzeit | Abverkaufsplanung |
Die GTIN ist die Nummer unter dem Strichcode. Viele kleine Läden haben ein Kassensystem, in das sie Artikel per Scanner anlegen. Ohne GTIN in der Preisliste müssen sie jedes Produkt einzeln abtippen. Das ist ein kleiner Aufwand für dich und eine große Erleichterung für den Händler.
Beispiel: So sieht eine übersichtliche Preisliste aus
Beispiel mit angenommenen Werten für eine Teemanufaktur:
| Art.-Nr. | Bezeichnung | Inhalt | VE | Preis/Stück netto | Preis/VE netto | UVP brutto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| T-101 | Kräutertee Bergwiese, Dose | 80 g | 6 | 4,20 Euro | 25,20 Euro | 8,50 Euro |
| T-102 | Schwarztee Assam, Dose | 100 g | 6 | 4,80 Euro | 28,80 Euro | 9,90 Euro |
| T-103 | Früchtetee Winterapfel, Beutel | 120 g | 8 | 3,40 Euro | 27,20 Euro | 6,90 Euro |
| T-201 | Geschenkset 3 Dosen | 3 x 80 g | 4 | 12,50 Euro | 50,00 Euro | 24,90 Euro |
| T-301 | Gastro-Beutel Kräutertee | 500 g | 1 | 14,00 Euro | 14,00 Euro | nur Gastro |
Unter der Tabelle steht ein Konditionenblock: „Mindestbestellwert 150 Euro netto. Ab 300 Euro versandkostenfrei, darunter 9,90 Euro. Lieferung in 3 bis 5 Werktagen. Erstbestellung gegen Vorkasse, danach 14 Tage netto. Preise gültig ab 1. Januar bis auf Widerruf.“
Staffelpreise: ja oder nein?
Staffelpreise belohnen größere Mengen mit einem niedrigeren Stückpreis. Sie können sinnvoll sein, wenn größere Bestellungen dir wirklich Kosten sparen, etwa beim Versand oder bei der Kommissionierung. Für kleine Hersteller mit vielen kleinen Läden machen sie die Preisliste aber oft unübersichtlich. Ein Händler, der zwischen drei Preisstufen pro Artikel rechnen muss, bestellt nicht schneller.
- Einfache Lösung: Ein Preis pro Artikel, dazu eine Frachtfreigrenze als Anreiz für größere Bestellungen.
- Mittlere Lösung: Ein Preis pro Artikel und ein Rabatt auf die gesamte Bestellung ab einem bestimmten Wert. Das ist eine Rabattstaffel.
- Aufwendige Lösung: Staffelpreise pro Artikel. Nur sinnvoll, wenn deine Händler sehr unterschiedliche Mengen abnehmen, etwa Cafés und Getränkemärkte.
Gib allen Händlern dieselbe Preisliste. Unterschiedliche Preise für vergleichbare Läden sprechen sich herum und sorgen für Ärger. Wenn du Sonderkonditionen gibst, dann nach festen Regeln, etwa für Händler mit hohem Jahresumsatz, und nicht nach Verhandlungsgeschick.
So erstellst du deine Preisliste Schritt für Schritt
- Händlerpreise kalkulierenVon der UVP rückwärts rechnen, damit der Händler eine ausreichende Spanne hat und du deine Kosten deckst. Details im Ratgeber Händlerpreis kalkulieren.
- Sortiment für Händler festlegenNicht jeder Artikel aus dem Onlineshop gehört in die Händlerliste. Lass Artikel weg, die sich im Laden schlecht verkaufen oder schwer zu verschicken sind.
- Verpackungseinheiten prüfenPassen die Kartongrößen zu kleinen Läden? Sechs oder acht Stück sind oft besser als 24.
- Tabelle aufbauenSpalten wie oben, sortiert nach Warengruppen. Bestseller oben oder markiert.
- Konditionen ergänzenMindestbestellwert, Versand, Lieferzeit, Zahlung, Gültigkeit. Kurz und eindeutig.
- Gegenlesen lassenEine Person, die die Preise nicht kennt, prüft alle Zahlen und rechnet Stichproben nach.
PDF, Tabelle oder Händlerportal?
Das klassische Format ist das PDF. Es ist leicht zu verschicken und sieht auf allen Geräten gleich aus. Manche Händler wünschen sich zusätzlich eine Tabelle, die sie in ihr Warenwirtschaftssystem importieren können. Biete beides an, wenn es dir keinen großen Aufwand macht. Die modernste Form ist ein Händlerportal, in dem der Händler nach dem Login seine Preise sieht und direkt bestellen kann. Dann gibt es keine veralteten PDFs mehr, die in irgendwelchen Postfächern liegen.
Wie oft solltest du die Preisliste aktualisieren?
So selten wie möglich, so oft wie nötig. Händler schätzen stabile Preise. Ein fester Termin im Jahr, zum Beispiel zum 1. Januar, ist für alle planbar. Neue Artikel kannst du zwischendurch ergänzen, ohne die bestehenden Preise zu ändern. Wenn du Preise erhöhst, kündige das mindestens sechs bis acht Wochen vorher an und schick die neue Liste mit klarem Gültigkeitsdatum.
Wichtig ist, alte Versionen aus dem Umlauf zu nehmen. Schreib auf jede Liste ein Datum und eine Versionsnummer. Wenn ein Händler nach einer alten Liste bestellt, weise freundlich auf die neue hin, bevor du die Rechnung schreibst.
Unterschiedliche Listen für Einzelhandel und Gastronomie?
Wenn du sowohl Läden als auch Cafés, Restaurants oder Hotels belieferst, stellt sich die Frage nach getrennten Listen. Die Gastronomie braucht andere Gebinde, kalkuliert pro Portion und braucht keine UVP. Der Einzelhandel braucht Ladengrößen, UVP und GTIN. Eine gemeinsame Liste wird schnell unübersichtlich. Bewährt hat sich eine Hauptliste für den Einzelhandel und eine kurze Ergänzung für die Gastronomie mit den Großgebinden. Cafés, die beides brauchen, bekommen beide Seiten.
Achte darauf, dass die Preise in beiden Listen zusammenpassen. Wenn ein Café den Kräutertee im 500-Gramm-Gastrobeutel pro Gramm deutlich günstiger bekommt als ein Feinkostladen in der Dose, ist das in Ordnung, weil Verpackung und Aufwand andere sind. Es sollte aber nicht dazu führen, dass Gastrokunden die Großgebinde abfüllen und im eigenen Regal günstiger verkaufen als der Laden nebenan.
Was gehört nicht in die Preisliste?
Die Preisliste ist kein Ort für Firmengeschichte, lange Produktbeschreibungen oder Rezeptideen. Diese Inhalte gehören in einen Produktkatalog, auf die Website oder auf Regalmaterial. Je mehr Text in der Preisliste steht, desto schwerer findet der Händler die Zahlen, die er sucht. Eine kurze Kopfzeile mit Logo, Name und Ansprechpartner reicht. Auch Rabattaktionen und Sonderangebote haben dort nichts zu suchen. Schick sie getrennt, mit eigenem Zeitraum, damit die Grundpreise klar bleiben.
Ebenfalls nicht hinein gehören interne Angaben wie Herstellkosten, Margen oder Lagerbestände. Das klingt selbstverständlich, passiert aber, wenn die Preisliste aus einer internen Kalkulationstabelle exportiert wird und eine Spalte vergessen wurde. Prüfe deshalb vor dem Versand jede Spalte.
Typische Fehler in Händlerpreislisten
- Brutto- und Nettopreise nicht eindeutig gekennzeichnet
- Keine Verpackungseinheit, unklar ob Stück oder Karton gemeint ist
- Fehlende UVP, sodass der Händler seine Spanne nicht sieht
- Kein Gültigkeitsdatum, alte Listen bleiben im Umlauf
- Zu viele Artikel ohne Struktur
- Unterschiedliche Preise für vergleichbare Händler ohne nachvollziehbare Regel
Checkliste für deine Preisliste
- Artikelnummer, Bezeichnung, Inhalt und Verpackungseinheit je Artikel
- Händlerpreis netto pro Stück und pro Verpackungseinheit
- UVP brutto
- GTIN für das Kassensystem
- Mindestrestlaufzeit beim MHD
- Konditionenblock mit Mindestbestellwert, Versand, Lieferzeit und Zahlung
- Gültigkeitsdatum und Versionsnummer
- Gegengelesen von einer zweiten Person