Händlerkonditionen sind alle Bedingungen, zu denen ein Laden bei dir einkauft: Händlerpreis und UVP, Rabatte, Mindestbestellwert, Versand, Zahlungsziel und Skonto, Lieferzeit, Retouren sowie mögliche Exklusivität. Schreib sie auf ein einseitiges Konditionenblatt, das für alle Händler gleich gilt, und mach Abweichungen nur bewusst und begründet.
Von Tim Vogel, Gründer LeadB2B · Aktualisiert am 01.11.2026
Warum brauchst du feste Händlerkonditionen?
Wer die ersten Läden beliefert, regelt vieles im Gespräch. Der eine Laden zahlt per Vorkasse, der nächste bekommt 30 Tage Ziel, der dritte frachtfrei ab einem Karton, weil er so nett gefragt hat. Nach zwanzig Händlern weiß niemand mehr, wer was bekommt. Rechnungen werden falsch gestellt, Händler vergleichen untereinander und fühlen sich benachteiligt.
Feste Händlerkonditionen schaffen Klarheit für beide Seiten. Der Laden weiß, woran er ist, und du kannst Angebote schneller schreiben. Außerdem wirken sie professionell: Ein sauberes Konditionenblatt zeigt einem Inhaber, dass er es mit einem verlässlichen Lieferanten zu tun hat und nicht mit einer Manufaktur, die jedes Mal neu überlegen muss.
Welche Bausteine gehören in die Händlerkonditionen?
| Baustein | Was du festlegst | Vertiefung |
|---|---|---|
| Preise | Händlerpreis netto, UVP brutto, Umsatzsteuersatz | Händlerpreis kalkulieren |
| Rabatte | Rabattstaffel nach Menge, Naturalrabatt, Aktionen | Abschnitt Rabattstaffel unten |
| Mindestbestellung | Mindestbestellwert oder Mindestmenge, Startpaket | Mindestbestellwert festlegen |
| Versand | Versandpauschale, Frachtfreigrenze, Lieferzeit | Versandkosten |
| Zahlung | Zahlungsziel, Skonto, Vorkasse bei Erstbestellung | Zahlungsziel und Skonto |
| Retouren und MHD | Umgang mit Bruch, Fehllieferung, kurzer Haltbarkeit | MHD und Retouren |
| Exklusivität | Ob und wo ein Laden Gebietsschutz bekommt | Abschnitt Exklusivität unten |
| Unterstützung | Displays, Muster, Verkostung, Bildmaterial | Displays und POS-Material |
Nicht jeder Baustein muss bei jedem Hersteller ausführlich geregelt sein. Wer nur zwanzig Läden in der Region selbst beliefert, braucht keine komplizierte Rabattstaffel. Aber jeder Baustein sollte einmal bewusst entschieden sein, statt im Einzelfall improvisiert zu werden.
Rabattstaffel oder Naturalrabatt: Was passt besser?
Mengenrabatte gibt es in zwei Formen. Bei der Rabattstaffel sinkt der Preis pro Stück ab einer bestimmten Menge, etwa 3 % ab vier Kartons und 5 % ab zehn Kartons. Beim Naturalrabatt bekommt der Händler Ware dazu, zum Beispiel „12 + 1“: Wer zwölf Gläser bestellt, bekommt ein dreizehntes gratis.
Der Naturalrabatt hat für Hersteller einen Vorteil: Er kostet dich nur deine Herstellkosten, nicht den vollen Händlerpreis, und der Händler hat mehr Ware zum Verkaufen. Gleichzeitig ist er für den Laden sehr greifbar. Die Rabattstaffel ist übersichtlicher in der Buchhaltung und lässt sich leichter mit Staffelpreisen in einer Preisliste darstellen. Viele kleine Hersteller fahren gut mit einer einzigen Rabattstufe plus gelegentlichem Naturalrabatt als Aktion, etwa vor Weihnachten.
Welche Zahlungsbedingungen sind sinnvoll?
Händler erwarten in der Regel, auf Rechnung kaufen zu können. Ein Zahlungsziel gibt dem Laden Zeit, die Ware erst zu verkaufen, bevor er sie bezahlt. Für dich bedeutet es, dass du in Vorleistung gehst. Bei Neukunden ist es deshalb üblich, die Erstbestellung per Vorkasse oder mit kurzem Ziel abzuwickeln und ab der zweiten Bestellung ein längeres Ziel zu gewähren.
Mit Skonto belohnst du schnelle Zahlung. Wie du beides sinnvoll kombinierst und was du bei säumigen Zahlern tun kannst, steht im eigenen Ratgeber zu Zahlungsziel und Skonto. Wie bei allen rechtlichen und steuerlichen Fragen gilt: Das ist keine Rechtsberatung, im Zweifel Anwalt oder Steuerberater fragen.
Wann solltest du Exklusivität oder Gebietsschutz geben?
Feinkostläden und Geschenkeläden fragen oft: „Bin ich der Einzige hier in der Stadt, der das führt?“ Sie wollen nicht, dass der Laden zwei Straßen weiter dasselbe Produkt günstiger anbietet. Exklusivität kann ein starkes Argument sein, sie schränkt dich aber ein. Wenn du einem Laden eine ganze Stadt zusagst, kannst du dort keinen zweiten Händler mehr gewinnen, auch wenn der erste nur wenig verkauft.
- Gib Exklusivität eher für einen kleinen Radius oder einen Ortsteil, nicht für ganze Regionen.
- Knüpfe sie an Bedingungen, etwa eine Mindestabnahme pro Jahr oder eine bestimmte Regalfläche.
- Begrenze sie zeitlich, zum Beispiel auf zwölf Monate mit Verlängerung bei Erfolg.
- Schließe unterschiedliche Ladentypen nicht automatisch aus: Ein Café und ein Feinkostladen sprechen oft andere Kunden an.
- Halte alles schriftlich fest und lass Formulierungen im Zweifel anwaltlich prüfen.
Wie sieht ein Konditionenblatt in der Praxis aus?
Ein Beispiel für eine Pralinenmanufaktur, die Geschenkeläden und Feinkostläden beliefert. Alle Werte sind angenommene Beispielwerte, keine Empfehlung für deine Preise.
| Punkt | Regelung (Beispiel) |
|---|---|
| Händlerpreise | Laut aktueller Preisliste, netto zzgl. Umsatzsteuer |
| Startpaket | 4 Sorten à 6 Packungen inklusive Thekenaufsteller |
| Mindestbestellwert | Nachbestellungen ab 120 Euro netto |
| Frachtfrei | ab 300 Euro netto, darunter Versandpauschale |
| Rabatt | 3 % ab 600 Euro netto pro Bestellung |
| Zahlung | Erstbestellung Vorkasse, danach 30 Tage netto, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tagen |
| Lieferzeit | 3 bis 5 Werktage nach Bestelleingang, im Dezember bis 7 Werktage |
| Bruch und Fehllieferung | Meldung mit Foto innerhalb von 3 Tagen, Ersatz bei nächster Lieferung |
| Saisonware | Vorbestellung Weihnachtssortiment bis 15. September |
Gib allen Händlern dieselben Konditionen und erlaube Ausnahmen nur gegen eine klare Gegenleistung, zum Beispiel ein größeres Startpaket oder eine feste Platzierung an der Kasse. So kannst du jede Abweichung erklären, wenn ein anderer Händler nachfragt, und du behältst den Überblick.
Brauchen Neukunden andere Konditionen als Bestandskunden?
Ja, in einigen Punkten ist das sinnvoll. Bei einem neuen Laden kennst du weder seine Zahlungsmoral noch seinen Abverkauf. Gleichzeitig willst du ihm den Einstieg leicht machen. Daraus ergibt sich oft ein eigenes Einstiegsangebot: ein festes Startpaket, vielleicht mit einem kostenlosen Display oder einer Probiersorte dazu, dafür Vorkasse oder ein kurzes Zahlungsziel bei der ersten Lieferung.
Bestandskunden, die seit Monaten zuverlässig nachbestellen und pünktlich zahlen, bekommen dagegen das volle Zahlungsziel, die Rabattstaffel und gegebenenfalls Vorrang bei knapper Saisonware. Wichtig ist, dass diese Logik für alle gleich gilt und schriftlich festgehalten ist. Dann versteht jeder Händler, warum er heute andere Bedingungen hat als ein Laden, der seit drei Jahren dabei ist, und er weiß, wie er dahin kommt.
Ein Beispiel aus der Praxis einer Kaffeerösterei: Neue Cafés bekommen das Startpaket mit zwei Sorten und Mühlenreinigung als Service, zahlen die erste Rechnung per Vorkasse und erhalten ab der dritten Bestellung 30 Tage Ziel. Das ist für den Inhaber nachvollziehbar und für die Rösterei planbar.
Welche Fehler bei Konditionen kosten dich Geld?
- Konditionen nur mündlich: Nach ein paar Monaten weiß niemand mehr, was vereinbart war.
- Zu großzügiges Zahlungsziel für Neukunden: Bei einem Laden, den du nicht kennst, trägst du das volle Ausfallrisiko.
- Frachtfrei ab dem ersten Glas: Bei kleinen Bestellungen frisst der Versand deine Marge.
- Rücknahme ohne Grenzen: Wer unverkaufte Ware ohne Bedingungen zurücknimmt, wird zum Lager des Händlers.
- Exklusivität ohne Gegenleistung: Du sperrst eine Region für einen Laden, der kaum bestellt.
Fast alle diese Fehler entstehen nicht aus Großzügigkeit, sondern aus Zeitmangel: Im Gespräch wird schnell etwas zugesagt, weil der Laden gerade wartet. Ein fertiges Konditionenblatt, das du jedem Angebot beilegst, nimmt dir diese spontanen Entscheidungen ab.
Wie oft solltest du deine Konditionen überprüfen?
Einmal im Jahr reicht meist, idealerweise vor der Saisonplanung deiner Händler. Schau dir an, welche Konditionen tatsächlich genutzt werden, wer Skonto zieht, wie oft die Frachtfreigrenze erreicht wird und wo es Streit gab. Änderungen kündigst du mit Vorlauf an und schickst das neue Konditionenblatt zusammen mit der aktuellen Preisliste an alle Händler. Bei LeadB2B gehören klare Konditionen zu den Punkten, die vor dem Start neuer Kampagnen stehen müssen, denn jeder neue Händler bekommt sie mit dem ersten Angebot.