Bei der Kalkulation von Lebensmitteln rechnest du zuerst die Herstellkosten pro Stück aus Rohstoffen, Verpackung, Arbeitszeit, Energie und einem Anteil deiner Fixkosten. Dann schlägst du Vertriebskosten und Gewinn auf und erhältst deinen Händlerpreis. Diesen gleichst du mit der Rückwärtsrechnung des Einzelhandels ab: Regalpreis minus Mehrwertsteuer minus Handelsspanne muss mindestens deinen Händlerpreis ergeben.
Von Tim Vogel, Gründer LeadB2B · Aktualisiert am 01.11.2026
Warum Lebensmittel anders kalkuliert werden
Ein Glas Sauce oder eine Tüte Kekse sieht nach einem einfachen Produkt aus. In der Kalkulation stecken aber Besonderheiten, die bei anderen Waren kaum eine Rolle spielen:
- Ausbeute und Verluste: Gemüse wird geschält, Früchte eingekocht, Kaffee verliert beim Rösten Gewicht. Du kaufst mehr Rohstoff ein, als später im Glas landet.
- Schwankende Rohstoffpreise: Ernte, Wetter und Saison verändern deine Kosten oft mehrmals im Jahr.
- Chargen: Du produzierst in Chargen. Rüstzeit, Reinigung und Abfüllung fallen pro Charge an, egal wie viele Gläser am Ende herauskommen.
- Haltbarkeit: Ware mit ablaufendem MHD wird zum Verlust, bei dir oder beim Händler.
- Verpackung: Glas, Deckel und Etikett machen bei kleinen Produkten einen großen Anteil der Kosten aus.
- Mehrwertsteuer: Für viele Lebensmittel gilt der ermäßigte Satz, für viele Getränke der reguläre. Das verschiebt den Regalpreis spürbar.
Schritt 1: Herstellkosten pro Stück berechnen
Rechne immer eine ganze Charge und teile dann durch die Zahl der verkaufsfähigen Stück. So vergisst du keine Kosten, die pro Durchgang anfallen.
Beispielrechnung, angenommene Werte: Eine Manufaktur kocht eine Charge Tomatensauce und erhält 200 verkaufsfähige Gläser zu je 250 ml. Fehlchargen und Bruch sind in den Rohstoffkosten bereits eingerechnet.
| Kostenblock | Pro Charge | Pro Glas |
|---|---|---|
| Rohstoffe inklusive Schäl- und Kochverlust | 180,00 € | 0,90 € |
| Gläser und Deckel | 96,00 € | 0,48 € |
| Etiketten | 24,00 € | 0,12 € |
| Arbeitszeit (8 Stunden zu 25 €) | 200,00 € | 1,00 € |
| Energie, Wasser, Reinigung | 30,00 € | 0,15 € |
| Anteil Fixkosten (Miete, Versicherung, Software, Buchhaltung) | 150,00 € | 0,75 € |
| Summe Herstellkosten | 680,00 € | 3,40 € |
Der Anteil Fixkosten ergibt sich so: Angenommen, deine monatlichen Fixkosten liegen bei 1.200 Euro und du produzierst acht Chargen im Monat, dann trägt jede Charge 150 Euro. Wer diesen Posten weglässt, kalkuliert jeden Monat einen Verlust ein, ohne es zu merken.
Viele Gründer setzen ihre eigene Arbeitszeit mit null an, weil sie sich noch kein Gehalt zahlen. Damit ist der Preis von Anfang an zu niedrig. Spätestens wenn du die erste Aushilfe einstellst, fehlt das Geld. Setze einen realistischen Stundensatz an, auch für dich selbst.
Schritt 2: Vom Herstellpreis zum Händlerpreis
Auf die Herstellkosten kommen die Kosten, um das Produkt zu verkaufen, und dein Gewinn. Vertriebskosten sind zum Beispiel Muster, Messen, Werbung, anteiliger Versand, Provision oder Skonto.
Fortsetzung der Beispielrechnung: Zu den 3,40 Euro Herstellkosten kommen 0,50 Euro Vertriebskosten pro Glas. Das ergibt 3,90 Euro Selbstkosten. Mit 20 Prozent Gewinnzuschlag auf die Selbstkosten, also 0,78 Euro, liegt dein Händlerpreis bei 4,68 Euro netto. Wie du den Händlerpreis von beiden Seiten absicherst, beschreibt der Ratgeber Händlerpreis kalkulieren.
Kalkulation im Lebensmitteleinzelhandel: so rechnet der Händler
Der Händler sieht deinen Preis aus der anderen Richtung. Er nimmt deinen Händlerpreis als Einkaufspreis und rechnet seine Spanne und die Mehrwertsteuer darauf. Der Regalpreis ergibt sich dann so: Einkaufspreis geteilt durch (1 minus Spanne), mal (1 plus Mehrwertsteuer).
Im Beispiel mit angenommenen 35 Prozent Spanne und 7 Prozent Mehrwertsteuer: 4,68 Euro geteilt durch 0,65 ergibt 7,20 Euro netto, mit Steuer 7,70 Euro im Regal. Jetzt kommt die entscheidende Frage: Stehen vergleichbare Saucen in diesem Laden für 5,99 Euro? Dann rechnet der Händler rückwärts: 5,99 Euro minus Steuer sind 5,60 Euro netto, abzüglich 35 Prozent Spanne darf er höchstens 3,64 Euro zahlen. Das liegt unter deinen Selbstkosten von 3,90 Euro.
Genau an dieser Stelle scheitern viele Gespräche. Die Lösung liegt selten darin, die Spanne des Händlers zu drücken. Wovon die Spanne bei Lebensmitteln abhängt, erklärt der Ratgeber Handelsspanne bei Lebensmitteln. Deine eigenen Werte rechnest du mit dem Handelsspannen-Rechner durch.
Schritt 3: Chargengröße und Verpackung als Hebel
Wenn der Preis nicht aufgeht, schau zuerst auf die Posten, die pro Charge anfallen. Fortsetzung der Beispielrechnung: Verdoppelst du die Charge auf 400 Gläser, brauchst du statt 16 Stunden für zwei kleine Chargen vielleicht nur 12 Stunden. Die Arbeitszeit pro Glas sinkt von 1,00 auf 0,75 Euro. Bleibt die Zahl der Chargen im Monat gleich, halbiert sich der Fixkostenanteil pro Glas auf rund 0,38 Euro. Aus 3,40 Euro Herstellkosten werden 2,78 Euro.
- Glasgröße prüfen: Ein 180-ml-Glas zu einem runden Regalpreis kann besser laufen als ein 250-ml-Glas, das über der gewohnten Preisschwelle liegt.
- Verpackung einkaufen: Gläser und Deckel in größeren Mengen oder über einen anderen Lieferanten senken die Kosten pro Stück.
- Rezeptur ansehen: Ein teurer Rohstoff, den niemand herausschmeckt, ist ein Kandidat zum Ersetzen.
- Sortiment straffen: Jede zusätzliche Sorte bedeutet kleinere Chargen und höhere Kosten pro Glas.
Preis kalkulieren für Lebensmittel: drei Kanäle, drei Preise
Ein Produkt hat im Normalfall mehrere Preise, je nachdem, wer es kauft. Wichtig ist, dass sie zueinander passen.
| Kanal | Preisbasis | Im Beispiel |
|---|---|---|
| Endkunde direkt (Hofverkauf, Markt, Shop) | Unverbindliche Preisempfehlung, damit du deine Händler nicht unterbietest | 7,70 € brutto |
| Einzelhändler | Händlerpreis netto, gegebenenfalls mit Staffel | 4,68 € netto |
| Großhändler | Großhandelspreis netto, der dem Großhändler eine eigene Spanne lässt | Muss deutlich unter 4,68 € liegen, aber über deinen Selbstkosten |
Im Beispiel liegt zwischen Selbstkosten und Händlerpreis nur wenig Luft. Ein Großhändler, der selbst noch verdienen will, ist mit dieser Kalkulation kaum zu bedienen. Erst mit der größeren Charge aus Schritt 3 entsteht Spielraum. Ob sich der Weg über den Großhandel für dich überhaupt lohnt, klärt der Ratgeber Großhandel oder Direktvertrieb. Was es mit der UVP auf sich hat, steht im Glossar.
Mehrwertsteuer richtig einrechnen
Alle Kalkulationen zwischen Hersteller und Händler laufen netto. Die Mehrwertsteuer kommt erst beim Regalpreis für den Endkunden dazu. Für die meisten Lebensmittel gilt in Deutschland der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für viele Getränke wie Saft, Limonade oder Kombucha der reguläre Satz von 19 Prozent. Es gibt Abgrenzungsfälle, und in der Gastronomie gelten teilweise andere Regeln. Kläre den Satz für jedes Produkt mit deinem Steuerberater, bevor du Preislisten drucken lässt.
Wie oft du neu kalkulieren solltest
Eine Kalkulation ist kein einmaliges Dokument. Rohstoffpreise, Löhne, Energie und Versand ändern sich, oft ohne dass du es im Alltag bemerkst. Prüfe deine Zahlen mindestens zweimal im Jahr und immer dann, wenn ein wichtiger Rohstoff oder deine Verpackung teurer wird. Preisänderungen kündigst du Händlern rechtzeitig an, am besten mit einer kurzen Begründung und einem festen Stichtag, damit sie ihre Regalpreise anpassen können.
Typische Fehler bei der Kalkulation von Lebensmitteln
- Eigene Arbeitszeit oder Verluste bei Rohstoffen nicht eingerechnet.
- Muster, Verkostungen und Bruch vergessen, obwohl sie jeden Monat anfallen.
- Skonto und Rabatte nicht in den Händlerpreis eingeplant. Wie beides zusammenspielt, steht im Ratgeber Zahlungsziel und Skonto.
- Nur vorwärts gerechnet und nie geprüft, ob der Regalpreis im Laden realistisch ist.
- Endkundenpreis im eigenen Shop unter der Preisempfehlung für Händler.
Für Saucen und Dips gibt es außerdem eigene Hinweise zu Haltbarkeit, Rezeptur und Verkauf auf der Seite Sauce verkaufen.