Versandkosten an Händler gibst du am besten über eine klare Staffel weiter: unter einem Mindestwert eine feste Pauschale, ab einer Frachtfreigrenze frei Haus. Die Grenze legst du so, dass deine tatsächlichen Versandkosten bei einer typischen Bestellung durch die Marge gedeckt sind. Lieferzeit, Liefertage, Verpackung und Umgang mit Transportschäden gehören schriftlich in deine Lieferbedingungen.
Von Tim Vogel, Gründer LeadB2B · Aktualisiert am 01.11.2026
Warum Versandkosten so oft zum Streitpunkt werden
Für kleine Händler sind Versandkosten ein sichtbarer Posten. 12 Euro Fracht auf eine Bestellung von 150 Euro fressen einen großen Teil ihrer Spanne auf. Für dich als Hersteller sind sie real: Karton, Füllmaterial, Paketdienst, bei Glas zusätzliche Polsterung, bei Kühlware Isolierboxen und Kühlakkus. Wenn du die Kosten nicht klar regelst, zahlst du sie am Ende selbst oder verärgerst den Händler mit Überraschungen auf der Rechnung.
Die Lösung ist kein möglichst niedriger Versandpreis, sondern eine nachvollziehbare Regel. Händler akzeptieren Versandkosten, wenn sie vorher wissen, was auf sie zukommt, und wenn sie einen Weg sehen, sie zu vermeiden, etwa durch eine etwas größere Bestellung.
Welche Modelle für Versandkosten gibt es?
| Modell | So funktioniert es | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Immer frei Haus | Versand ist im Händlerpreis enthalten | Einfach, attraktiv | Kleine Bestellungen werden teuer für dich |
| Pauschale | Fester Betrag pro Bestellung | Gut planbar | Bei großen Bestellungen unnötig hoch |
| Frachtfreigrenze | Pauschale bis zu einem Bestellwert, darüber frei | Anreiz für größere Bestellungen | Grenze muss gut gewählt sein |
| Nach Gewicht oder Paketen | Tatsächliche Kosten werden berechnet | Kostendeckend | Für Händler schwer vorher abzuschätzen |
| Eigene Tour | Lieferung mit eigenem Fahrzeug an festen Tagen | Persönlicher Kontakt, auch für Kühlware | Nur im Nahbereich wirtschaftlich |
Für die meisten kleinen Hersteller ist die Frachtfreigrenze das beste Modell. Sie ist leicht zu verstehen und belohnt größere Bestellungen, die auch für dich günstiger zu verschicken sind.
So legst du die Frachtfreigrenze fest
- Tatsächliche Versandkosten ermittelnRechne für eine typische Bestellung alles zusammen: Karton, Polsterung, Etikett, Paketdienst, Arbeitszeit fürs Packen. Für Glas und Kühlware getrennt.
- Deckungsbeitrag pro Bestellung ansehenWie viel verdienst du an einer Bestellung von 150, 250 oder 400 Euro nach Abzug der Herstellkosten?
- Grenze setzenDie Frachtfreigrenze liegt dort, wo der Deckungsbeitrag die Versandkosten gut trägt. Oft ist das deutlich über dem Mindestbestellwert.
- Pauschale darunter festlegenFür Bestellungen unter der Grenze eine runde Pauschale, die deine Kosten zumindest teilweise deckt.
- Prüfen und anpassenNach drei bis sechs Monaten schaust du, wie viele Bestellungen knapp unter oder über der Grenze lagen. Viele knapp darüber zeigen, dass die Grenze wirkt.
Beispielrechnung, angenommene Werte: Ein Hersteller von Feinkostsaucen verschickt im Schnitt 2 Pakete pro Bestellung. Karton, Polsterung und Paketdienst kosten ihn zusammen 16 Euro pro Bestellung, dazu 10 Minuten Packzeit. Sein Deckungsbeitrag liegt bei rund 35 Prozent vom Nettowarenwert. Bei 250 Euro Bestellwert sind das 87,50 Euro, die Versandkosten machen davon knapp ein Fünftel aus. Bei 150 Euro wären es 52,50 Euro, und der Versand nähme fast ein Drittel. Er setzt die Frachtfreigrenze bei 300 Euro und berechnet darunter 9,90 Euro Pauschale.
Mindestbestellwert und Frachtfreigrenze zusammen denken
Der Mindestbestellwert ist die Untergrenze, unter der du gar nicht lieferst. Die Frachtfreigrenze liegt darüber und ist ein Anreiz, mehr zu bestellen. Beide Zahlen sollten zusammenpassen. Ein Mindestbestellwert von 150 Euro und eine Frachtfreigrenze von 200 Euro ergeben eine kleine, erreichbare Lücke. Bei 150 und 600 Euro wird die Grenze für kleine Läden unerreichbar, und sie zahlen immer Versand. Wie du den Mindestbestellwert festlegst, steht im Ratgeber Mindestbestellwert festlegen.
Viele Hersteller liefern die Erstbestellung unabhängig vom Wert versandkostenfrei. Das senkt die Hürde für neue Händler und kostet dich nur einmal. Ab der Nachbestellung gilt dann die normale Staffel.
Was gehört in die Lieferbedingungen?
- Lieferzeit: Wie viele Werktage zwischen Bestellung und Zustellung liegen. Lieber realistisch als optimistisch.
- Bestellschluss: Bis wann eine Bestellung eingehen muss, damit sie am nächsten Versandtag rausgeht.
- Liefertage: Bei eigener Tour oder Kühlware feste Tage pro Region.
- Verpackung: Wie die Ware verpackt ist, Anzahl der Einheiten pro Karton, bei Paletten die Maße.
- Transportschäden: Wie und bis wann der Händler sie meldet, zum Beispiel mit Foto innerhalb von 3 Werktagen.
- Fehlmengen: Was passiert, wenn ein Artikel nicht lieferbar ist, Teillieferung oder Nachlieferung.
- Versandkosten: Pauschale, Frachtfreigrenze, Sonderregeln für Inseln oder das Ausland.
Diese Punkte gehören auf dein Konditionenblatt und in die Auftragsbestätigung. Rechtliche Fragen zu Gefahrübergang und Haftung bei Transportschäden sind kompliziert. Lass deine Geschäftsbedingungen dazu im Zweifel prüfen, dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Sonderfall Glas, Getränke und Kühlware
Gläser und Flaschen gehen leicht zu Bruch, Getränke sind schwer. Für Hersteller von Saft oder Limonade sind Paketkosten pro Flasche oft so hoch, dass sich ab einer gewissen Menge eine Palette per Spedition lohnt. Händler wie Getränkemärkte sind auf Palettenanlieferung eingestellt, kleine Cafés eher nicht. Biete deshalb zwei Wege an: Paket für kleine Mengen, Palette ab einer bestimmten Menge.
Bei Kühlware wie Eis oder frischen Feinkostprodukten ist die Kühlkette entscheidend. Hier sind eigene Touren oder spezialisierte Kühlkuriere üblich. Kommuniziere die Liefertage klar und verlange, dass jemand zur Annahme da ist. Eine Eislieferung, die zwei Stunden vor einer geschlossenen Tür steht, ist verloren.
Wie du Versandkosten senkst, ohne am Service zu sparen
- Kartongrößen an deine typischen Bestellmengen anpassen, damit weniger Luft verschickt wird
- Verpackungseinheiten so wählen, dass sie gut in Standardkartons passen
- Nachbestellungen bündeln, etwa durch feste Bestelltage pro Region
- Händler in der Nähe zusammen beliefern, wenn du eine eigene Tour fährst
- Bruchquote messen und Polsterung gezielt verbessern, statt pauschal mehr zu polstern
Lieferzeit als Verkaufsargument
Eine kurze und verlässliche Lieferzeit ist für kleine Läden oft wichtiger als ein paar Euro Versandkosten. Sie haben wenig Lagerplatz und bestellen lieber öfter kleine Mengen. Wenn du sagen kannst „Bestellung bis Dienstag, Lieferung Donnerstag“, ist das ein echtes Argument gegenüber Großhändlern mit langen Vorlaufzeiten. Halte dieses Versprechen aber auch in der Hochsaison, sonst wird es zum Bumerang.
Wie du Versand und Lieferung in deinen gesamten Ablauf einbaust, beschreibt der Ratgeber Bestellprozess für Händler.
Wie sprichst du Versandkosten im Gespräch an?
Versandkosten wirken weniger störend, wenn du sie selbst früh ansprichst. Sag im Erstgespräch oder im Angebot ganz offen: „Ab 300 Euro liefern wir frei Haus, darunter berechnen wir eine Pauschale von 9,90 Euro.“ Dann rechnet der Händler gleich mit, und es gibt keine Überraschung auf der Rechnung. Wenn ein Händler knapp unter der Grenze liegt, schlag ihm konkret vor, was er ergänzen kann, etwa einen Karton seiner bestverkauften Sorte. Das ist für beide Seiten besser als eine Pauschale für 20 Euro Differenz.
Manche Händler fragen nach Ausnahmen. Entscheide vorher, wann du welche machst, zum Beispiel für die Erstbestellung oder für Händler, die über das Jahr einen bestimmten Umsatz erreichen. Wer spontan jedem Händler den Versand erlässt, der fragt, hat bald keine Regel mehr. Notiere Ausnahmen beim Kunden, damit dein Team dieselbe Linie fährt.
Lieferung ins Ausland
Händler aus Österreich, der Schweiz oder anderen Nachbarländern melden sich oft von selbst, wenn deine Marke sichtbar wird. Für Lieferungen in EU-Länder brauchst du andere Versandtarife und musst die umsatzsteuerlichen Regeln beachten. Für die Schweiz kommen Zoll und Einfuhrabgaben dazu. Lege fest, ob und zu welchen Bedingungen du ins Ausland lieferst, bevor die erste Anfrage kommt, und kläre die steuerliche Seite mit deinem Steuerberater.
Checkliste für Versand und Lieferung
- Tatsächliche Versandkosten pro typischer Bestellung sind bekannt
- Mindestbestellwert und Frachtfreigrenze passen zusammen
- Pauschale unter der Frachtfreigrenze ist rund und verständlich
- Lieferzeit und Bestellschluss stehen schriftlich fest
- Ablauf für Transportschäden mit Frist und Foto ist geregelt
- Glas und Kühlware haben eigene Regeln
- Lieferbedingungen stehen gleichlautend auf Konditionenblatt, Bestätigung und Rechnung