Bestellungen per Mail oder Telefon sind einfach, persönlich und kosten nichts extra, werden aber mit wachsender Händlerzahl fehleranfällig und zeitraubend. Ein Händlerportal lässt Händler rund um die Uhr selbst bestellen, mit ihren Preisen und ihrer Bestellhistorie, kostet aber Einrichtung und Pflege. Bei wenigen Händlern reicht die Mail, mit vielen regelmäßigen Nachbestellern lohnt sich meist ein Portal, idealerweise mit beiden Wegen parallel.
Von Tim Vogel, Gründer LeadB2B · Aktualisiert am 01.11.2026
Händlerportal und Bestellung per Mail im direkten Vergleich
| Kriterium | Händlerportal | Bestellung per Mail |
|---|---|---|
| Einrichtung | Aufwand für Auswahl, Produktdaten, Preise und Zugänge | Keine, sofort startklar |
| Laufende Kosten | Software und Pflege der Daten | Arbeitszeit für Abtippen und Rückfragen |
| Bestellzeitpunkt | Rund um die Uhr, auch nach Ladenschluss, sofort im System | Jederzeit, Bearbeitung aber nur zu deinen Bürozeiten |
| Fehler | Selten, der Händler wählt Artikel und Mengen selbst | Häufiger, Sorten und Mengen müssen übertragen werden |
| Nachbestellung | Mit wenigen Klicks, etwa letzte Bestellung wiederholen | Neue Mail, oft mit Rückfragen |
| Persönlicher Kontakt | Geringer, wenn alles digital läuft | Hoch, jede Bestellung ist ein kleines Gespräch |
| Übersicht | Bestellhistorie, Umsatz und Rhythmus pro Händler auf einen Blick | Verstreut über Postfach, Notizen und Tabellen |
Wann Händlerportal die bessere Wahl ist
Ein Händlerportal ist die bessere Wahl, wenn du viele Händler hast, die regelmäßig nachbestellen, und dein Sortiment mehrere Sorten, Größen und Verpackungseinheiten umfasst. Es lohnt sich, wenn jemand in deinem Team Stunden pro Woche mit dem Abtippen von Bestellungen verbringt oder wenn Bestellfehler zu Ärger führen. Auch wenn du Händlern Produktfotos, Datenblätter und POS-Material bereitstellen willst, ist ein Portal der ordentlichere Ort.
Wann Bestellung per Mail die bessere Wahl ist
Bestellung per Mail oder Telefon reicht, wenn du wenige Händler mit seltenen Bestellungen hast und dein Sortiment überschaubar ist. Sie passt, wenn deine Händler den persönlichen Kontakt schätzen und du ihn bewusst pflegen willst, etwa in der Startphase, in der jedes Gespräch dir etwas über Abverkauf und Wünsche verrät. Ein Portal einzurichten, das niemand nutzt, kostet mehr, als es spart.
Warum funktionieren Bestellungen per Mail so lange gut?
Angenommen, eine Keksbäckerei beliefert zwölf Läden. Jeder bestellt alle paar Wochen per Mail oder ruft kurz an. Die Inhaberin kennt alle persönlich, fragt nebenbei, wie das Weihnachtsgebäck lief, und notiert sich, dass ein Hofladen gern eine neue Sorte probieren möchte. Für diese Größe ist der Mailweg ideal: kein Aufwand für Software, viel Nähe zum Kunden.
Dazu kommt ein Vorteil, der oft übersehen wird: Am Telefon erfährst du nebenbei, wie die letzte Lieferung lief, ob ein Mitbewerber im Laden aufgetaucht ist oder ob der Händler bald umbaut. Solche Informationen liefert dir kein Bestellformular.
Wann kippt der Mailweg?
- Bestellungen kommen über Mail, Telefon, Messenger und Anrufbeantworter, und keiner hat den Überblick.
- Sorten werden verwechselt, Mengen falsch übertragen, und die Korrektur kostet Versand und Nerven.
- Händler fragen immer wieder nach aktuellen Preisen und Lieferzeiten.
- Nachbestellungen bleiben aus, weil der Händler abends keine Lust hat, eine Mail zu formulieren.
Meist passiert das schleichend. Niemand beschließt, dass der Bestellweg nicht mehr funktioniert. Du merkst es an Überstunden am Montag und an Händlern, die seltener bestellen als früher.
Was kostet das Abtippen?
Beispielrechnung, angenommene Werte: Die Keksbäckerei ist auf 50 Händler gewachsen, jeder bestellt zweimal im Monat. Das sind 100 Bestellungen. Rechnet sie mit 10 Minuten pro Bestellung inklusive Rückfragen und Übertragen ins Warenwirtschaftssystem, sind das knapp 17 Stunden im Monat. Bei angenommenen 30 Euro Personalkosten pro Stunde entspricht das rund 500 Euro monatlich, ohne die Kosten für Fehler. Dieser Betrag ist die Messlatte für ein Portal.
Was macht ein gutes Händlerportal aus?
- Es ist einfach: Anmelden, Sorten wählen, bestellen, ohne Anleitung.
- Es funktioniert auf dem Handy, denn viele Inhaber bestellen zwischendurch.
- Es zeigt die Preise und Konditionen des jeweiligen Händlers, inklusive Mindestbestellwert und Frachtfreigrenze.
- Es bietet eine Funktion für die schnelle Nachbestellung.
- Es stellt Fotos, Datenblätter und POS-Material zum Download bereit.
Gibt es einen Mittelweg?
Ja. Ein sauberes Bestellformular mit allen Artikeln, Verpackungseinheiten und Preisen reduziert Fehler, ohne dass du gleich Software einführen musst. Und auch mit Portal solltest du Mail und Telefon offen lassen. Manche Inhaber kleiner Läden bestellen lieber persönlich, und das ist in Ordnung. Wichtig ist, dass am Ende alle Bestellungen an einem Ort landen, zum Beispiel in einem CRM.
Wer neue Händler gewinnt, sollte den Bestellweg von Anfang an mitdenken. Bei LeadB2B gehören Kundenpflege und Erinnerungen an Nachbestellungen deshalb zur Kundenplattform des Herstellers. Mehr Praxis zum Thema im Ratgeber Bestellprozess für Händler.
Bevor du ein Portal auswählst, frag fünf deiner aktivsten Händler, wie sie am liebsten bestellen würden und was sie heute nervt. Ihre Antworten sind die beste Auswahlhilfe.